Centralino VoIP virtuale: come funziona e come semplifica il tuo lavoro

Con il VoIP puoi dire addio al tuo vecchio centralino analogico e passare a una soluzione virtuale snella ed efficiente.

Il VoIP, Voice over IP, è la tecnologia che ti fa telefonare con la tua connessione Internet invece della linea telefonica tradizionale: il passaggio da linea tradizionale a VoIP ti fa risparmiare e ti libera dal canone del telefono fisso.

Il VoIP è adatto a tutti: ai privati per mantenere un numero fisso e spendere poco per chiamare fissi e cellulari, ai professionisti e alle aziende che usano il telefono in modo più frequente e complesso.

In particolare, le attività che usano i centralini telefonici possono passare al centralino VoIP, che trasforma il vecchio centralino analogico in uno strumento completamente virtuale e gestibile via web.

Come funziona un centralino VoIP virtuale

Virtualizzare un centralino significa passare dalla macchina fisica presente in azienda a una piattaforma VoIP in cloud. Il centralino telefonico virtuale è ospitato da un datacenter che gestisce tutte le chiamate in entrata e in uscita da e verso tutti i numeri interni, offre tutte le funzioni dei normali centralini e anche servizi telefonici avanzati.

Il nostro centralino virtuale è disponibile in tutta Italia ed è un servizio che possiamo personalizzare e configurare per qualsiasi azienda.

I tuoi numeri di telefono: cosa cambia quando passi a un centralino VoIP virtuale?

Tutto quello che ti serve per passare al centralino VoIP è una connessione a Internet stabile: qualsiasi linea FIBRA è adatta se l’operatore che la fornisce offre anche il supporto per il VoIP.

I tuoi numeri di telefono storici rimangono sempre gli stessi, basta trasformali in numeri VoIP oppure, se già lo utilizzi e vuoi cambiare operatore, fare la portability dei numeri verso il nuovo operatore, così la tua operatività quotidiana prosegue indisturbata. 

Noi possediamo la nostra centrale VoIP proprietaria che consente di effettuare la portability in tempi ridotti, circa tre giorni. 

Anche le funzioni dei servizi telefonici tradizionali come il trasferimento di chiamata e la prenotazione su occupato rimangono attive, perché il centralino virtuale le gestisce al pari di quello tradizionale.

Tutti i vantaggi di un centralino virtuale

Partiamo dai vantaggi più evidenti del centralino virtuale:

• ti libera dall’acquisto dell’hardware e dalla presenza fisica del centralino in ufficio
• non devi più occuparti di operazioni come installare l’impianto del centralino in azienda, configurare le numerazioni e occuparti della manutenzione affidandola all’esterno
• funziona via VoIP in entrata e in uscita, quindi è sempre libero e ti garantisce chiamate illimitate in contemporanea
• lo gestisci in completa autonomia, in modo semplice e veloce.

Il risparmio di tempo ed economico è già evidente, ma le qualità del Centralino VoIP sono molte di più. Partiamo da quelle fondamentali per organizzare e semplificare il lavoro quotidiano.

Dal pannello di controllo online del centralino virtuale puoi impostare:

• le code di attesa delle chiamate
• le tue fasce orarie di apertura e i periodi di chiusura per ferie o feste
• la segreteria telefonica
• l’inoltro delle chiamate verso i cellulari: dalla gestione del centralino o dall’app per smartphone è possibile scegliere quando si è presenti sulla rete VoIP e quindi disponibili alle chiamate.

Sono opzioni importanti per la tua azienda e per chi vuole mettersi in contatto, che viene informato sui tempi di attesa e in generale può sapere con precisione quando siete reperibili.

Il nostro centralino VoIP

Ecco alcune delle caratteristiche e dei vantaggi di un centralino VoIP come il nostro:

• lo smistamento delle chiamate avviene grazie all’IVR (Interactive Voice Response): chi chiama interagisce con il centralino e il suo risponditore automatico tramite la voce o la tastiera scegliendo le opzioni messe a disposizione.
• se hai più uffici, anche in sedi e città diverse, il centralino virtuale li gestisce tutti e li mette in comunicazione: i colleghi possono chattare, scambiare documenti, gestire le comunicazioni con i clienti via WhatsApp o tramite Facebook, organizzandosi al meglio tra loro per far fluire il lavoro
• la reperibilità è assicurata quando necessaria: un centralino virtuale può anche deviare le chiamate verso un cellulare se la persona all’interno selezionato non è presente
• puoi aggiungere nuovi numeri interni in qualsiasi momento: perfetto per le attività in crescita
• le telefonate tra gli uffici distribuiti in località diverse diventano telefonate interne e sono gratuite: se il tuo personale lavora fuori sede e ha bisogno di telefonare ai colleghi come se fosse fisicamente all’interno dell’azienda, il centralino VoIP risolve questa esigenza e abbatte i costi di queste chiamate
• il centralino integra un sistema efficiente e semplice di videochiamate via browser, senza limiti di durata: basta condividere un link e tutti i partecipanti possono collegarsi
• il centralino ti fornisce le statistiche delle telefonate, con dettagli su operatori e durata, così puoi fare le valutazioni più utili sul tuo traffico telefonico. Tutti i dati sono visibili su un pannello online, accessibile in qualsiasi momento
• puoi registrare le chiamate, una funzione molto utile se gestisci un servizio di assistenza e vuoi analizzare il lavoro per cogliere i margini di miglioramento.

I servizi telefonici avanzati del centralino virtuale

I servizi telefonici migliorano ulteriormente la gestione del lavoro. Per esempio:

• il menu vocale con la selezione automatica (IVR multilivello): il menu vocale guida chi ti chiama a selezionare il servizio o il numero interno della persona che desideri raggiungere. La voce-guida indica tutte le opzioni e invita a selezionarle premendo il numero corrispondente sulla tastiera del telefono
• i messaggi vocali lasciati in segreteria vengono registrati e il centralino invia il file con il messaggio vocale alla mail della persona o dell’interno che non ha preso la telefonata
• il centralino gestisce anche le audioconferenze tra più di due persone, in modo semplice e senza ricorrere ad altri programmi.

Come cambia il lavoro? I vantaggi della Comunicazione Unificata

Quando un servizio si trasforma e diventa virtuale come nel caso del centralino VoIP, puoi integrarlo con altri sistemi e applicazioni aziendali, per esempio con i principali CRM (Customer Relationship Management), i software dedicati alla gestione delle relazioni commerciali, per migliorare davvero la qualità del lavoro in termini di risparmio e di efficienza.

Per esempio, con i servizi di Comunicazione Unificata (Unified Communication) puoi gestire la rubrica da una interfaccia web sempre accessibile ovunque, fare partire una chiamata con un clic, importarla ed esportarla con un formato di file di uso comune come il .csv.

Ti serve un centralino virtuale?

Se ti stai ancora chiedendo perché dismettere il tuo vecchio centralino analogico, o dubiti che il centralino virtuale sia adatto al tuo tipo di lavoro o alle dimensioni della tua azienda, ti ricordiamo che la flessibilità dei centralini virtuali li rende adattabili a qualsiasi esigenza.

È una soluzione ideale se hai dipendenti che lavorano in smart working o in sedi fisiche distaccate le une dalle altre, se per te lavorano poche persone o centinaia, che potranno parlare tra loro sempre gratis: le comunicazioni diventeranno più snelle e la gestione del lavoro quotidiano più efficace.