Lavorare vuol dire collaborare. Il team di lavoro di Ehiweb negli anni è cresciuto, si è distribuito anche geograficamente e ha necessità di comunicare in maniera veloce ed efficace: oltre alla voce, al telefono e all’email, anche noi scambiamo messaggi in tempo reale, condividiamo e valutiamo insieme proposte, idee, soluzioni e situazioni complesse da risolvere e ci affidiamo a strumenti che ci permettano di farlo con precisione e facilità.
Negli anni, abbiamo scelto e cambiato software diversi, un po’ perché alcuni programmi non sono più stati aggiornati, un po’ perché sono apparse soluzioni più convincenti e adatte a noi. Speriamo che questo post sia utile anche a te che stai leggendo, se fai parte di un team di lavoro e stai cercando informazioni su come comunicare e collaborare meglio grazie alla tecnologia.
Slack
Slack è una app, piattaforma o archivio di informazioni per gruppi di lavoro. Noi la usiamo tutti: vicini di scrivania o a chilometri di distanza. Si installa sul computer e smartphone oppure si usa via web: per iniziare basta creare un team e invitare i collaboratori a farne parte usando un sistema di registrazione molto semplice.
Slack funziona a canali tematici accessibili a tutto il team oppure a una parte di esso, e anche come sistema di messaggistica uno a uno, una chat con tanto di notifiche e funzioni utili.
Noi usiamo sia le chat dirette tra persone, sia i canali: abbiamo canali che ci servono per comunicare con gruppi legati dallo stesso interesse come i commerciali, oppure per parlare con tutto il team.
Usiamo anche canali per eventi speciali e provvisori, per esempio se stiamo facendo aggiornamenti su alcuni dei nostri server o se ci sono situazioni particolari in corso che richiedono molta attenzione da parte di alcuni di noi: in questo modo, tutti gli interessati sanno come vanno le cose e le chat permanenti sono meno affollate di messaggi. Quando gli eventi/crisi sono terminati, possiamo chiudere il canale. Inoltre, abbiamo anche un paio di canali dedicati allo scambio di news che ci riguardano e di notizie sul nostro settore professionale.
Slack si è confermato uno strumento perfetto per noi: la comunicazione è facile, lo scambio di file veloce e intuitivo, l’integrazione con altri servizi come Google Drive è ottima, la possibilità di segnare (“pinnare”, proprio come mettere uno spillo per tenere fermo un foglio su una lavagna di sughero) degli argomenti importanti sui quali tornare o per tenerli presenti finché servono, ci torna utile più volte nel corso del tempo.
Slack è utile anche come spazio privato: ogni persona che vi accede con un profilo può “parlare da solo” e usare il suo spazio per appuntare cose da ricordare, scrivere bozze di messaggi o tenere a portata di mano file utili.
Raccomandiamo Slack a gruppi piccoli e grandi: in quest’ultimo caso consigliamo di tenere attivi solo i canali davvero utili e di “silenziare” gli altri per non ricevere troppe notifiche.
Asana
Quando si parla di project management, Asana è uno dei nomi più citati insieme ad altri strumenti come Trello e Basecamp. Asana ci soddisfa perché centralizza tutto l’iter di un progetto e permette di seguirlo con facilità dall’inizio alla fine: costruire un progetto e assegnare a ciascun componente del team i suoi compiti (task) è semplice e intuitivo e permette di entrare presto nella logica di funzionamento di tutto il prodotto.
Dopo un inizio all’insegna della semplicità che ci ha permesso di testare e poi di confermare l’ottima usabilità di Asana, abbiamo iniziato a utlizzarlo per tutti i progetti condivisi, assegnando task alle persone coinvolte che poi li riassegnano una volta completati: ogni task può essere seguito da tutto il team di lavoro, così tutti hanno sempre sotto controllo l’andamento del progetto dall’inizio alla conclusione.
Asana è integrato anche con il nostro sistema gestionale per seguire ancora meglio a livello commerciale chi ci contatta e ci sceglie come provider.
DropBox e Google Drive
Due dei servizi migliori esistenti sul mercato: agili, accessibili ovunque e da chiunque con qualsiasi strumento, e solo da chi è davvero interessato da una certa azione, progetto o contenuto.
Google Drive è un servizio in cloud che fornisce strumenti per il lavoro quotidiano come documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, più altre app che si possono collegare in base alle necessità. Su Drive condividiamo tutti i documenti che vengono ritoccati periodicamente come standard, script, dispense e procedure che passano sempre al vaglio del nostro responsabile della comunicazione Luigi, al quale spetta l’approvazione finale.
Su Dropbox, archivio di file in cloud, conserviamo documenti di Drive convertiti in pdf come i contratti e la modulistica, per fornirli a partner e clienti. Usiamo DropBox anche come destinazione finale di alcuni file interni che hanno finito il loro ciclo di lavorazione e sono pronti per l’uso: un esempio sono i file di grafica elaborati, condivisi su Slack durante la creazione e caricati su DropBox una volta pronti per andare online. Anche le foto che condividiamo su Facebook e Instagram provengono in larga parte da DropBox, dove le conserviamo.
Zoom
Per noi ormai è sinonimo di videoconferenza. Facile da usare sia come organizzatori che invitati a un meeting, Zoom funziona bene sia da computer che da telefono e ha un piano base gratuito che soddisfa anche le esigenze di un team piccolo o che non fa grande uso delle videoconferenze.
Per iniziare a usare Zoom basta scaricarlo dal sito e registrarsi: il sito non ha una versione in italiano ma nella versione in inglese sono disponibili le domande più frequenti con risposte chiare ed esaurienti.
Toggl
Misurare il tempo del lavoro è utile per capire come lavoriamo e quali attività ci occupano più tempo: l’obiettivo è migliorarci e lavorare meglio ma per farlo serve uno strumento leggero e potente, capace di raccogliere i dati necessari e metterli a disposizione in report leggibili.
Il nostro strumento di riferimento è Toggl, che funziona bene per i team di lavoro ma anche se lavori da solo e vuoi capire meglio come e quanto lavori, anche per vendere meglio il tuo lavoro ai tuoi clienti.
Toggl è bello anche perché è semplice da usare, basta un clic sul suo pulsante di avvio: se poi ti dimentichi di avviarlo o interrompi il lavoro senza interrompere anche il tracking del tempo, Toggl se ne accorge e te lo mostra nel report. Se poi preferisci tenere traccia del tuo tempo in maniera diversa dalla misurazione in tempo reale, Toggl ti permette di segnare a mano il tempo dedicato a ogni attività o si integra con il tuo calendario per trasformare ogni evento in un’attività con la sua durata individuale.
TeamViewer
Il supporto e il controllo da remoto sono fondamentali per la nostra operatività e la velocità di reazione a ogni evento che richiede di accedere a una macchina da remoto e TeamViewer è nostro fedele compagno di lavoro.
TeamViewer ci è utile sia per l’assistenza, sia per uso interno per velocizzare qualsiasi tipo di configurazione saltando tutti i passi che di solito allungano i tempi: scambi di informazioni e di istruzioni, quando non necessari, sono bypassati da chi da remoto e grazie a TeamViewer interviene direttamente.
Speriamo che i nostri suggerimenti possano tornarti utili e ti facciano venire voglia di sperimentare uno o più di uno dei nostri tool preferiti. Ci farà piacere se nei commenti vorrai condividere l’uso che ne fai anche tu!
