Esistono ancora aziende e attività che usano in modo intenso o devono avere un numero di fax, per esempio per rispondere a disposizioni di legge o a normative di settore.
Il fax tradizionale presenta però alcuni svantaggi, per esempio i costi di gestione, perché richiede l’acquisto e la manutenzione di una macchina fax, oltre ai costi di carta e toner, e perché i fax devono essere gestiti manualmente, inclusa la scansione per l’archiviazione e la condivisione digitale.
L’alternativa esiste da tempo ed è il fax virtuale o fax online che funziona via email in modo semplice, e in questo modo elimina i colli di bottiglia legati all’uso del fax classico.
Quali aziende usano ancora il servizio fax?
Studi medici, ospedali e cliniche utilizzano spesso il fax, così come studi legali che usano il fax per ricevere documenti; le banche, le compagnie di assicurazione e le aziende finanziarie ricevono ancora comunicazioni via fax invece che via PEC e mantenerne l’uso è per loro importante se non obbligatorio, dato che i documenti correttamente trasmessi via fax hanno valore legale.
Perché passare al Fax Online
L’utilizzo del fax virtuale offre diversi vantaggi rispetto al classico fax tradizionale:
- accesso immediato: ricevendo i fax via email, qualsiasi fax è immediatamente accessibile aprendo la posta elettronica, senza dover essere fisicamente accanto a una macchina fax
- risparmio di spazio e costi: la macchina fax dedicata che può essere costosa da acquistare e mantenere diventa un ricordo del passato, così come la carta e il toner necessari per il suo funzionamento
- riservatezza e sicurezza: i fax via email possono essere archiviati e gestiti in modo sicuro, accessibili solo da chi li deve ricevere o inviare, mentre si riduce anche il rischio di smarrimento di documenti importanti
- mobilità: si può usare il fax online ovunque e in qualsiasi momento, anche in viaggio e in qualsiasi situazione esterna all’ufficio, a condizione di avere accesso alla posta elettronica
- facilità di archiviazione e condivisione: rispetto ai fax cartacei, è più semplice e veloce organizzare, archiviare e condividere i documenti fax ricevuti tramite email.
È il momento di passare al Fax virtuale?
Il fax che funziona online offre maggiore flessibilità, efficienza e praticità rispetto ai sistemi fax tradizionali: in questo modo, anche questo strumento solo apparentemente obsoleto diventa parte dei sistemi di comunicazione e di gestione digitale dei documenti.
Se i tuoi clienti usano il fax, per ogni linea VivaVox c’è sempre la possibilità di integrare anche questo servizio semplice da gestire: basta aggiungere uno o più indirizzi mail autorizzati all’invio o alla ricezione dei fax per permettere l’accesso ai documenti in arrivo a chi deve gestirli e rendere anche questa parte di gestione del lavoro quotidiano più efficiente.
Come sempre, come Business Partner VivaVox puoi contattare la tua Account Manager in qualsiasi momento per più informazioni. Se invece ti interessa diventare Business Partner, mettiti in contatto con noi per esplorare la possibilità di collaborare.
