Comunicare con i messaggi è una delle nostre attività preferite: usiamo molte app sia per gli scambi con gli amici sia per lavoro: WhatsApp, il Messenger di Facebook, Telegram e anche social come Instagram ci aiutano a gestire comunicazioni personali e professionali, anche se a volte il prezzo da pagare è una certa confusione e difficoltà a tenerli separati. Tra tutti questi messaggi più o meno sincroni, esistono e resistono ancora gli SMS.
I messaggi continuano a piacerci, soprattutto in modalità uno a uno: amiamo i social e le conversazioni di gruppo ma tutti continuiamo ad apprezzare l’intimità dei messaggi che arrivano solo a noi, che parlano a noi.
Se poi consideriamo che lo scambio avviene via smartphone, l’unico oggetto che abbiamo sempre con noi, è facile capire perché anche tante aziende e attività professionali hanno iniziato a comunicare proprio con i messaggini, immediati e facili, affiancandoli ad altri strumenti e modi di comunicare: oggi può capitare di vedere un modulo di contatto o di prenotazione su un sito che riporta anche l’indicazione “scrivici su WhatsApp”. Quel che conta, come sempre, è saper gestire in modo rapido ed efficiente anche queste comunicazioni.
Nelle comunicazioni private e in quelle professionali, una delle caratteristiche più ricercate è la possibilità di programmare gli SMS. Abbiamo bisogno di ricordarci di mandare un SMS a un amico, che sia per confermargli un appuntamento per cena o per fargli gli auguri di compleanno? Forse no, forse ci basta un’agenda cartacea o un calendario sul telefono, uno strumento che ci ricordi cosa dobbiamo fare e comunicare.
Quando le comunicazioni si spostano sul piano professionale, tenere traccia di tutte le comunicazioni da far partire verso tutte le persone che hanno a che fare con noi può diventare difficile se non impossibile: conferme di appuntamenti o di acquisti, messaggi per ricordare alle persone cosa fare, offerte speciali, auguri di compleanno, anniversario o altra data significativa. Come ricordare tutto?
Programmare i messaggi con lo smartphone
Prima di capire se e come si possano programmare i messaggi con le app di messaggistica, parliamo degli SMS tradizionali:
- Android dà la possibilità di programmare un messaggio alla volta
- i dispositivi con iOS non regalano questa possibilità e l’unica soluzione è usare applicazioni esterne
In questo post parleremo solo di app installabili regolarmente da Google Play Store e App Store.
App per programmare SMS da smartphone
In genere, programmare gli SMS con una app tra le tante disponibili è un’operazione abbastanza facile:
- prepara il testo del messaggio
- scegli il destinatario o i destinatari: le app migliori sono quelle che ti permettono di accedere direttamente alla rubrica
- programma l’SMS: giorno, mese, anno, orario di invio
Un esempio tra le tante app è SMS Scheduler, gratuita e sviluppata per Android: puoi programmare SMS verso destinatari singoli o multipli e messaggi ricorrenti come gli auguri di compleanno.
Alcuni aspetti e criticità da tenere in considerazione quando vuoi usare gli SMS programmati da smartphone:
- devi avere il telefono sempre disponibile e a portata di mano
- se il telefono non ha ricezione, l’SMS verrà spedito solo quando ci sarà campo
- devi considerare i limiti per i messaggi di gruppo, che possono dipendere dall’operatore telefonico
- i messaggi di notifica di invio degli SMS possono essere addebitati dall’operatore
- se usi una app, il numero di telefono del mittente potrebbe non essere il tuo. Succede quando l’applicazione usa server proprietari, con tutte le difficoltà annesse, dal riconoscimento del mittente all’impossibilità di inviare una risposta
- alcune app come SKEdit non inviano i messaggi se il telefono è bloccato e protetto da password o pin, con le relative questioni di sicurezza e la necessità virtuale di tenere il telefono sempre sbloccato.
Inviare un messaggio programmato su WhatsApp
L’amatissimo WhatApp ha anche una versione business ma, in entrambi i casi, non ha una funzione di programmazione dei messaggi che molti troverebbero utile, per ragioni personali e professionali.
Tra le applicazioni che offrono la possibilità di programmare i messaggi, una delle più conosciute è SKEdit, pur con le limitazioni già elencate prima: SKEdit non spedisce i messaggi se lo schermo è bloccato e le recensioni dell’app evidenziano anche un consumo importante di batteria, problemi di registrazione e timeout improvvisi.
Teniamo comunque in considerazione l’app perché la programmazione è simile per qualsiasi altra app e perché SKEdit offre sia l’invio programmato diretto, sia la notifica/reminder di invio che permette di rileggere e modificare il messaggio prima di inviarlo manualmente, mentre l’invio diretto non dà alcuna possibilità di modificare il messaggio.
Inviare un messaggio programmato con una piattaforma online di invio di SMS
Per uso personale ma soprattutto per l’uso professionale: le piattaforme di gestione degli SMS nascono e rispondono con efficacia a chi vuole usare gli SMS per lavoro senza perdere tempo a usare lo smartphone.
Con una piattaforma web come la nostra BeSMS i vantaggi sono subito chiari:
- funziona online, con il browser, quindi è accessibile in qualsiasi momento e ovunque da telefono, computer o tablet
- accedere da brower significa nessuna app da installare, nessuna manutenzione o aggiornamento da fare in prima persona, e accessibilità totale se il telefono o il dispositivo consueto non è disponibile, basta ricordare i dati di accesso (nome utente e password)
- puoi separare le comunicazioni personali da quelle lavorative: continui a gestire i contatti personali dal telefono, con la rubrica dei contatti, e controlli quelle professionali dalla piattaforma. Se vuoi, puoi usare la piattaforma di invio di SMS anche per i tuoi contatti personali, tenendoli separati da quelli di lavoro. WhatsApp Business, per esempio, funziona separatamente da WhatsApp solo se le associ un secondo numero di telefono.
Ma quanto costa una piattaforma come BeSMS?
La piattaforma è gratuita, basta iscriversi: con BeSMS c’è anche la prova gratuita con 50 SMS da spedire, per provare come usarla con tutte le funzioni disponibili.
Dopo la prova, puoi continuare a usare BeSMS acquistando i pacchetti di SMS: i costi degli SMS sono molto inferiori rispetto a quelli degli operatori telefonici. Ecco qualche esempio:
Perché programmare uno o più SMS con una piattaforma di invio
La risposta più semplice, valida per BeSMS e per le altre piattaforme è che la piattaforma lavora per te e ti libera dall’impegno di essere sempre presente e attivo per qualsiasi invio: basta creare i testi degli SMS, impostare la data e l’ora e la piattaforma gestirà tutti gli invii.
Inoltre, ogni invio di SMS, a segmenti della rubrica o a tutta la rubrica, è accompagnato da un report con le informazioni utili su invio degli SMS e ricezione dai destinatari.
La programmazione degli SMS è utile in tanti casi diversi. Eccone alcuni:
- comunicare l’inizio dei saldi o qualsiasi altra occasione importante – Tutte le attività commerciali possono programmare gli SMS o serie di SMS che anticipano la data di inizio, ricordano l’avvio dei saldi il giorno stesso e infine avvertono quando i saldi stanno per terminare
- gestire appuntamenti e prenotazioni – Puoi mandare SMS per ricordare ogni appuntamento, anche quelli ricorrenti, e diminuire il rischio che i tuoi clienti sbaglino giorno o orario, o che dimentichino di presentarsi: con un SMS aiuti loro e tu eviti i tempi morti causati dalle disdette improvvise o dalle dimenticanze
- memorizzare e gestire gli eventi – Tutto quello che merita di essere ricordato come il giorno del compleanno, l’anniversario, una scadenza: tutte occasioni difficili da gestire altrimenti e in tempo reale ma importantissime per un’attività che vuole lavorare con profitto e seguire con attenzione i suoi clienti
Come si programma un SMS con una piattaforma come BeSMS
La prima operazione indispensabile è sempre caricare la lista dei contatti all’interno della piattaforma: ti basta avere un file compilato, per esempio su Excel, e importarlo tutto in una volta, non devi copiare ogni contatto a mano.
Subito dopo puoi iniziare a lavorare con gli SMS:
- prepara il testo dell’SMS: con BeSMS puoi aggiungere al testo anche immagini, link e altri elementi multimediali
- scegli i destinatari dell’SMS: tutta la lista o gruppi che hai creato suddivisi per caratteristiche o interessi che conosci, per esempio già cliente/non ancora cliente, uomo/donna ecc.
- programma data e ora di invio e conferma la programmazione
Automazioni: SMS ancora più raffinati
Programmare un SMS vuol dire decidere una data e un’ora di partenza, ma non solo. Il concetto di “programmazione” può andare oltre e comprendere tutta la parte che chiamiamo di “automazione” o invio automatico di un SMS, non più sulla base di una data ma di:
- un’azione eseguita: per esempio, il cliente ha comprato sul tuo e-commerce
- un’azione mancata: il cliente ha messo nel carrello del tuo e-commerce alcuni oggetti ma non ha comprato
Per gestire questi invii automatici sono necessarie alcune competenze di programmazione (ed è un lavoro che puoi affidare a uno specialista) per integrare una piattaforma di SMS con il tuo negozio online o sistema di email marketing: quando è in gioco un business avviato, l’integrazione tra piattaforme diverse che iniziano a “parlarsi” è un vantaggio in più per gestirlo meglio.
Alcuni esempi di automazione sono:
- invio di un SMS che ricorda che la procedure di acquisto su un e-commerce è iniziata ma non giunta a termine, il classico “carrello abbandonato” per invitare e stimolare a completare l’acquisto
- invo di un SMS se una email/newsletter non è stata aperta: l’SMS in questo caso agisce su un altro canale (il messaggio sullo smartphone invece della casella email) e aumenta la percentuale possibile di apertura e lettura dello stesso messaggio
- invio di uno o più SMS corrispondenti a pratiche online, anche in più passaggi: l’SMS viene inviato ogni volta che uno step è completato e il cliente può seguire lo stato di avanzamento dei lavori o, per esempio, di una spedizione
Il grande vantaggio delle automazioni è affidare il controllo degli SMS a un sistema automatico che controlla se un’azione è avvenuta o meno e a seconda dei casi spedisce un SMS. In tutti questi casi, chi gestisce l’attività deve valutare quando usare le automazioni e preparare il testo di ogni SMS previsto: una volta impostate, sarà la piattaforma a gestirle ogni volta che saranno necessarie.
Vuoi provare 50 SMS gratis?
BeSMS ti aspetta: tutte le funzioni sono attive, così puoi provare i tuoi 50 SMS gratis per fare quello che preferisci. Una volta finita la prova, decidi tu se e come proseguire: non ci sono costi fissi, acquisti i pacchetti di SMS che preferisci e fai le ricariche che vuoi ogni volta che li hai finiti o stai per finirli. Vieni a provare la potenza degli SMS!
