Dietro le quinte del lavoro di un provider di connettività e altri servizi come quelli che proponiamo noi, c’è una parte fondamentale che è l’amministrazione e le sue tante attività che garantiscono l’operatività quotidiana insieme agli altri settori dell’azienda.
Di amministrazione e in particolare di fatturazione abbiamo parlato qui sul blog con la nostra Valentina e oggi è il turno di Daniele, il nostro responsabile dell’amministrazione che apre il sipario e ci racconta qualcosa di un lavoro più complesso e variegato di quel che appare.
Daniele, tu sei nel direttivo Ehiweb e una delle sue memorie storiche. Com’è cambiato il lavoro di amministrazione? C’è qualche evento particolarmente degno di nota da raccontare?
Anche nel lavoro di amministrazione aziendale oggi c’è tanta tecnologia e l’evoluzione più degna di nota degli ultimi anni è stata senza dubbio il passaggio alla fatturazione elettronica, un cambiamento per cui scomodo l’espressione “pietra miliare”.
In breve, la fattura elettronica è un documento digitale che contiene tutti i dati che una fattura deve contenere. Dall’inizio del 2019, il formato XML è obbligatorio per creare e trasmettere fatture che arrivano al destinatario passando per il Sistema di Interscambio (SDI) che ne controlla la correttezza.
Potrebbe sembrare un evento minore, ma per adeguarsi a questo passaggio ogni azienda ha dovuto prepararsi con attenzione e dotarsi di un sistema di fatturazione per soddisfare le disposizioni dell’Agenzia delle Entrate.
Noi abbiamo creato da zero il nostro sistema, sviluppandolo internamente, iniziando a prepararci al passaggio alla fatturazione elettronica circa un anno e mezzo prima della sua entrata in vigore: abbiamo sviluppato e testato a lungo la nuova parte dedicata alla fatturazione elettronica all’interno del nostro gestionale, coinvolgendo nel processo di sviluppo noi dell’amministrazione, il nostro commercialista e naturalmente il reparto tecnico.
Per capire la portata di un passaggio come questo, quali sono i risultati tangibili per Ehiweb e i suoi clienti business?
Userei la parola sicurezza:
- sicurezza che la fattura creata e inoltrata allo SDI viene recapitata al cliente e non può “perdersi”: una certezza per noi e per i nostri clienti
- sicurezza che il formato è per forza corretto: non è più necessario interagire con il cliente per assicurarsi che la fattura sia formalmente corretta. Solo la Pubblica Amministrazione può rigettare una fattura, per esempio per mancanza di particolari diciture richieste, ma tutto avviene comunque tramite il Sistema di interscambio e rende il processo di correzione e reinvio più fluido e controllato
- avere tutte le fatture in un unico contenitore, cioè il nostro sistema di fatturazione elettronica, nel quale in un attimo possiamo ritrovare ogni fattura: semplifica enormemente la contabilità di un’impresa e libera tempo ed energie da dedicare a un lavoro complesso qual è quello amministrativo.
Hai accennato al rapporto con la Pubblica Amministrazione, è un caso particolare?
Lo è nelle procedure che un’azienda, quindi anche noi, deve completare per diventare fornitore. Sono giustamente molto severe e dettagliate, come saprà chiunque abbia mai partecipato a una gara d’appalto.
Questo tipo di complessità riguarda molti enti di cui siamo fornitori – principalmente di connettività, domini e hosting, centralino VoIP e fax virtuale – come regioni, comuni, scuole ma anche consorzi e fondazioni: tutte realtà dalla struttura complessa. Lato contabile, però, anche i rapporti con queste grandi realtà si sono semplificati e i tempi accorciati proprio grazie alla fatturazione elettronica.
C’è un aspetto poco conosciuto e particolare dell’attività amministrativa che vorresti raccontare?
Sì e ha che fare di nuovo con la parola sicurezza, con un’accezione questa volta diversa. Siamo coinvolti direttamente e quotidianamente nelle attività di controllo e verifica dell’uso potenzialmente fraudolento di alcuni servizi.
Mi spiego con due esempi:
- per quanto riguarda l’accesso a internet, come tutti i provider interveniamo su segnalazione delle Forze dell’Ordine per bloccare chi offre accesso illecito a servizi come quelli di streaming o a siti che nascondono vere e proprie frodi
- in qualità di operatori di telefonia sorvegliamo gli usi illeciti sul fronte VoIP (come le chiamate per telemarketing selvaggio), e sull’invio massivo di SMS, come per esempio i tentativi di phishing, cioè tutti quei messaggi che sembrano provenire da banche, poste, corrieri. Lo facciamo ad esempio con sistemi automatici che usano diversi parametri per intercettare questi utilizzi fraudolenti
L’esperienza accumulata negli anni, il lavoro quotidiano attento e l’uso della tecnologia ci permette di essere reattivi e riconoscere gli usi potenzialmente fraudolenti dei servizi.
Questa parte del nostro lavoro come provider è forse meno conosciuta ma è fondamentale per tutelare le persone che usano Internet e altri servizi comuni e diffusi, per rendere la comunicazione tra persone e la Rete luoghi sempre più sicuri, da vivere nella maggiore tranquillità possibile.
